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云南省光彩事业基金会行政办公管理制度

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云南省光彩事业基金会行政办公管理制度

2017年11月14日云南省光彩事业基金会

第一届九次理事会审议通过)

 

 

第一章

第一条  为规范员工行为,全面提升基金会整体服务水平、业务能力及综合实力,使基金会健康而正高效地运行,特制定本办法。

第二条  本办法适用于基金会所有员工,兼职管理人员另行规定。

第三条  本办法与基金会其他专项制度相冲突之处,以专项制度为准。

第四条  基金会所有员工应自觉维护基金会形象及利益,遵守各项规章制度,团结协作,积极向上,开拓创新。

 

第二章 作息安排

第一条  工作时间每周一至周五,上午8:30-12:00,下午14:00-18:00,需要调整时由办公室另行通知。  

第二条  周六、周日全天和国家法定节假日休息。期间如需加班,基金会将根据工作情况安排适时调休。

 

第三章 考勤制度

第一条  实行当日到岗签到制。迟到、请假、旷工后到岗须及时签到并注明报到时间。代签按迟到论处。办公室具体负责签到和考勤统计。

第二条  超过上班时间30分钟内签到按迟到论处;超过上班时间30分钟至3个小时内(含3个小时)签到按旷工半日论处;当日超过3个小时以上按旷工一日论处。

第三条  提前30分钟内下班按早退论处;提前30分钟至3个小时内(含3个小时)下班按旷工半日论处;提前3个小时以上下班按旷工一日论处。

第四条  请假应提前书写《请假条》并当面交部门主管批复。特殊情况不能当面请假应向部门主管致电说明,请假期满报到后须及时补写《请假条》,由部门主管签字后交办公室存档。

第五条  请假一日内(含一日)由部门主管批准。超过一日,需经部门主管签字后报由理事长(秘书长)签字批准。

第六条  连续长时间加班可由各部门商办公室安排适当调休。因培训和个人工作延误需要加班不包括在内。

第七条  请假、调休未经批准而擅离职守,按旷工论处。

第八条  因公不能按时报到或提前离岗须向部门主管及时说明。

 

第四章 室内规范

第一条  办公室行政人员负责来访客人的接待、引见、服务和送别。

第二条  客人来访时应主动起身迎接。接待时要礼貌大方、热情周到。经过简单沟通后应及时告知相关人员具体接待。

第三条  客人落座后,应主动递送茶水;客人离开时,应主动送别;客人离开后,应及时收拾整理。

第四条  办公电话禁止长时间占用,禁止接打私人电话。

第五条  办公用品要注意经常维护,尽量避免人为损坏。办公用品要节约使用,领用需登记,无法使用时以旧换新。

第六条  上班时间禁止上网炒股、看视频、打游戏、赌博等与工作无关的事情。

第七条  自觉维护办公秩序及公共卫生。禁止在办公区域躺睡、大声喧哗、吵闹或大声播放音乐;禁止在办公室吸烟、喝酒、随地吐痰。

第八条  自觉保持个人工作区域整洁干净,不得随意丢放垃圾、污垢或碎屑。

 

第五章 值日规定

第一条 单位实行卫生轮流值日制。具体安排详见《卫生值日表》。

第二条  当天值日人员应在上午上班前及下午下班后负责倒垃圾、洗地板、擦桌面等公共区域清洁整理工作。下班后应检查、关闭所有电器、门窗后再离开。

第三条  垃圾、废弃物、污物的清除应按照要求倒在指定位置。

 

第六章 行政规定

第一条  一个上级的原则。上级不得越级指挥,可以越级检查、指导、协助和了解情况;下级不得越级汇报,可以越级申诉和上诉。相互间不得跨部门指挥和汇报。

第二条  下级必须服从直接上级管理。对上级的安排持有意见可向秘书长投诉。对上级裁决不满可向秘书长申诉。错误指挥或错误判断上级指挥经秘书长裁决后,有责任方应承担由此造成的一切后果。

第三条  不服从部门主管统一管理时,由秘书长负责管理指挥和协助。

第四条  基金会员工每季度向部门主管进行一次述职,每年6月30日及12月31日报送总结存档。部门主管及秘书长有权当面质询及具体安排。

第五条  秘书长协助理事长做好基金会行政工作,是基金会行政工作的主要负责人之一,各部门应认真执行其决策指示。

 

第七章 会议规定

第一条  各部门召开会议要改进作风、缩减时间、提高质量、注重实效。员工参加会议要准时到席、调整手机、禁止吸烟、做好笔记。

第二条  办公室具体负责基金会全体员工会议的通知、组织、主持和会议笔记。

第三条  部门和小组会议由部门或小组负责人召集、主持和笔记。

第八章 安全规定

第一条  秘书长及各部门主管要加强员工安全教育,时常提醒员工注意个人人身、财产和基金会财物安全。

第二条  员工要自觉遵守国家安全方面的法律法规,遵照基金会要求和上级嘱托,时刻注意对个人人身、财产和基金会财物安全的防范。

第三条  基金会交给个人使用的钥匙不得随意转交他人;未经财务负责人同意,不得随意将基金会物品外带或外借。

第四条  禁止在无技术保障的情况下安装、拆卸、维修公司办公用品,特别是带电产品。

第五条  员工个人财物应随身携带,不得随意搁置在集体办公场所。

第六条  要求的保密事项未经许可不得随意向他人泄露。

 

第九章 印信管理

第一条  财务负责基金会印章和协议(合同)管理。印章要严格保管,规范使用,未经办公室主任或秘书长同意任何人不得随意外带。

第二条  正式文件和协议(合同)需经财务负责人最后审核后加盖公章。未经同意,空白协议(合同)不得随意盖章。

第三条  业务外出可携带空白协议(合同)。因业务急需可向申请领取空白盖章协议(合同)。个人携带空白盖章协议(合同)不超过24小时。

第四条  签定空白盖章协议(合同)时增订条款,须及时向部门主管或秘书长汇报。

第五条  空白盖章协议(合同)签定后,应及时送交财务进一步核查,无误后交由办公室统一建档。

 

第十章 档案管理

第一条  办公室具体负责档案管理。内容主要包括:规章制度、行政执行手续、会议笔记、人力资源资料、业务资料、工作报告、计划、客户资料、来函来文、合同、活动影像等各种书面和音像资料。

第二条  档案管理要分门别类,统一存放,避免损坏和丢失。

第三条  档案借阅应严格按照阅读权限和保密规定,未经办公室主任同意不得随意向基金会以外的人员借阅。阅读档案应抓紧时间,当天阅读当天交还保管。

 

第十一章 财务规定

第一条  基金会所有财务支出需直接报经秘书长批准。

第二条  一般情况下大额款项可安排银行转账。需要收、支现金时由办公室主任直接安排。

第三条  办公室主任有权根据基金会章程及相关规定对财务执行作出详细规定,经秘书长批准后作为本制度附件颁布执行。  

第十二章 用人制度

第一条  基金会用人准则:为人诚恳,热心公益,吃苦耐劳,团结协作,勤奋创新。

第二条  新人进入基金会后,需进行一周时间(连续七天)的观察。观察期结束后,一经录用,一周观察期计入第一试用月并补发工资。

第三条  所有新人一经录用,需进入三个月的试用期。试用合格进入正式聘用期,并签定劳动派遣合同。

第四条  新人试用期间表现突出可提前结束试用。进入正式聘用后,享受基金会正式员工待遇。

第五条  基金会随时引进人才,通过周期性的培养和选拔,以保证团队竞争优势快速提升。

第六条  员工辞职应至少提前三十天向办公室主任递交辞职报告,经办公室主任批准并报秘书长同意后安排工作交接后方可离职。未经程序离职人员,列入基金会黑名单,不得再次录用。

第七条  基金会员工分为A、B、C、D、E共5级,享受不同的薪资福利待遇。

A级  基金会资深员工,为基金会服务10年以上,对基金会发展做出重大贡献,担任基金会重要部门负责人。

B级  为基金会服务8年以上,为基金会发展做出一定的贡献,担任基金会部门负责人。

C级  为基金会服务5年以上,忠诚可靠,踏实认真,业绩突出,能够较为妥善处理各种复杂事务,勇于担当。

D级  为基金会服务3年以上,忠诚可靠,踏实认真,团结协作,工作能力强。

E级  新入职员工,为基金会服务1—3年,诚实可信,勤奋踏实,开拓创新,能够处理一般性事务。

第八条  员工每年享有带薪休假。休假天数:基金会工作1—10年,5天;10—20年,10天;20年以上,15天。

 

第十三章 培训办法

第一条  基金会要求人人独当一面,重视团队共同成长,通过坚持不断的培训学习,提高每一位员工的综合素质和服务能力。

第二条  所有员工必须接受基金会提供的各种培训。新人进入基金会至少要接受三天的岗位专业培训,随后的培训由各部门和基金会统一安排。培训要讲求实效,长期坚持。

第三条  员工培训结束应该撰写各自的培训报告交部门主管,用于年度考核评价及晋级评价。

 

第十四章 机构设置

第一条  基金会暂设办公室、基金管理部(未正式成立时暂由办公室履行其职能)。部门设置及主管任命,报理事长同意后,由秘书长负责组织成立。

第二条  机构设置既要考虑现实需要,做到“人有其职,才有所用”,也要注意人力资源储备和未来发展需要。

第三条  各部门人员要做到“人人尽职尽责,事事尽快尽好”,既要保证分工明确、各司其职,也要加强相互帮助、共同协作。

 

第十五章 薪酬制度

第一条  基金会薪酬制度坚持按劳取酬、赏罚分明的原则,在充分保障个人基本收入的同时,也重视优秀奖励。

第二条  基金会所有岗位薪酬一览表:基本工资、级别(ABCDE)工资、岗位工资、津贴、奖金。

第三条  不同岗位的工资和考核标准不同。

第四条  参照现行公务员调整工资办法增加工资;表现突出的,经秘书长批准,可适当调整。

第五条  财务每月30号前负责发放当月工资,并遵照国家有关规定负责扣缴个人所得税。

第十六章 奖罚制度

第一条  迟到、早退每次罚款 20 元。

第二条  旷工半日罚款 50 元,旷工一日按其当月实际工资10%罚款。

第三条  每月累计旷工三日或三次立即辞退。

第四条  当月累计请假超过3日,停发当月津贴。

第五条  处罚由办公室开罚单并当即收取现金,交由财务保管。

第六条  每年对优秀和具有突出贡献的员工实行奖励。

第七条  每年请假超过 10 天,年终考核无等级,无年终奖。

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